Spis treści:
- Board meeting – co to jest?
- Gdzie przeprowadzić spotkanie operacyjne?
- Kto powinien uczestniczyć w operatywce?
- Jakie obszary poruszać podczas dziennego spotkania operacyjnego?
- Przydzielanie i kontrola nad zadaniami
Board meeting – co to jest?
Board meeting (skrót. BM) to forma spotkania z pracownikami, podczas którego możliwa jest szybka ocena sytuacji w zespole lub procesie, jego kontrola i przydzielanie odpowiednich zadań odpowiednim osobom. Jest to niezwykle efektywna forma prezentacji celów i wyników, a także doskonałe miejsce do przydzielania zadań dziennych oraz weryfikacji ich wdrażania.
Gdzie przeprowadzić spotkanie operacyjne?
Spotkanie operacyjne powinno odbywać się na stojąco, możliwie jak najbliżej obszaru, którego dotyczy. W przypadku procesów produkcyjnych – na hali lub w salce obok; w dużych magazynach – przy konkretnym dziale np. wysyłka itp. Spotkanie takie wymaga prezentacji danych, toteż pomocne będą wszelkiego rodzaju tablice lub ramki na dokumenty, do których można włożyć wydrukowane wykresy, dane i wskaźniki. Do zapisywania odchyleń często stosuje się grafiki z polami do zakreślania odpowiednim kolorem (zielonym / czerwonym), a do przydzielania i kontroli nad zadaniami – tablice suchościeralne.
Kto powinien uczestniczyć w „Operatywce”?
Operatywkę zwołuje i prowadzi szef operatywki – osoba odpowiedzialna za całość procesu. Jego osoba jest niezwykle ważna, ponieważ to on dba o prawidłową agendę spotkania, czas, klarowność informacji i efektywność komunikacji. Podczas spotkania powinna panować spokojna i konkretna atmosfera – bez owijania, przemów czy obwiniania. Suche fakty i analiza wskaźników. W „Operatywce” powinni uczestniczyć przedstawiciele wszystkich funkcji dotykających konkretnego procesu. Np. – Lider Produkcji, Lider Jakości, Lider Utrzymania Ruchu. Większa ilość osób to większe prawdopodobieństwo chaosu i niejasności w przekazywaniu informacji i działań. Dzienne spotkanie operacyjne powinno trwać nie dłużej niż 15 minut i odbywać się najwcześniej jak to możliwe – najlepiej w ciągu kilku pierwszych chwil od rozpoczęcia pracy. Dzięki temu zostaje nam dłuższy czas na działania.
Jakie obszary poruszać podczas dziennego spotkania operacyjnego?
Ze spotkania operacyjnego powinniśmy wyjść z informacją o aktualnym stanie i planach oraz listą odpowiednio przydzielonych zadań na dany dzień. Jak więc wyodrębnić poszczególne zadania i przydzielić je do konkretnej osoby? Warto wyróżnić 4-5 najważniejszych wskaźników (każda firma czy dział może mieć je różne, ważne aby były to wskaźniki mierzalne w skali jednego dnia, a nawet zmiany oraz codzienne aktualizowane). Najpopularniejsze wskaźniki to Safety, Jakość, Plan i Koszt.
S jak Safety, czyli Bezpieczeństwo
Zgodnie z kodeksem pracy Art. 207 KP, pracodawca zobowiązany jest reagować na potrzeby w zakresie zapewnienia bezpieczeństwa i higieny pracy (…)
Niezbędne jest zatem ciągłe monitorowanie poziomu bezpieczeństwa, kontrolowanie czy poprzedniego dnia nie doszło do żadnych niebezpiecznych zdarzeń i w razie takowych – podjęcie planu działań w celu wyeliminowania zagrażających czynników.
Q jak Quality, czyli Jakość
Wskaźnikiem Quality monitorujemy np. poziom zwrotów od klienta, ilość reklamacji lub inny podobny wskaźnik satysfakcji klienta. Nie zawsze musi być to klient zewnętrzny – może to być również następna linia lub proces.
P jak Plan
Plan to miejsce na sprawdzenie czy wyprodukowane zostało tyle, ile było zakładane – czy każdy obszar lub linia zrealizowały swój plan.
C jak Costs, czyli Koszt
Wynikami mierzalnymi w przypadku wskaźnika Koszt będzie np. ilość odpadu produkcyjnego, ilość roboczogodzin wykorzystanych do wyprodukowania jednej partii, koszt zużytej energii elektrycznej czy gazu. Wszystko, co realnie podnosi koszty działalności.
Przydzielanie i kontrola nad zadaniami
Następnie, po prezentacji wyników, identyfikuje się wszelkie odchyłki od standardów, znajduje obszar i osobę odpowiedzialną oraz przydziela zadania. Do rozdzielania zadań i kontrolowania statusu przydatna będzie tablica suchościeralna, mazak oraz ewentualnie kolorowe magnesy. Następnego dnia, na początku każdego spotkania operacyjnego następuje weryfikacja ustaleń z dnia poprzedniego. W przypadku pozytywnego zakończenia zadania wystarczy zmazać je z tablicy. Gdy zadanie jest niewykonane lub wykonane częściowo, warto zastosować kolorowe magnesy jako indykatory stanu realizacji.
Podsumowanie
Reasumując, idealny board meeting to zwięzła i treściwa forma komunikacji oraz nadzoru nad planami i celem, podczas której łatwo zidentyfikować obszary wymagające poprawy oraz przydzielić zadania odpowiednim osobom.
